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Mise en place de la réceptionniste IA · Canada

Construisons votre accueil téléphonique IA avec soin et en toute sécurité.

Ce formulaire rassemble tout ce dont nous avons besoin pour créer un accueil téléphonique IA sûr, précis et conforme.

Comment ça marche

1

Donnez-nous les détails

Nous recueillons vos règles de fonctionnement, le ton, les services, les questions fréquentes, la logique de réservation et les cas où un humain doit prendre le relais.

2

Nous créons l’assistant

Bertrand AI transforme vos réponses en instructions, outils, liste de contrôle et plan de test.

3

Validé avant la mise en service

Rien n’est mis en service tant que tout n’est pas complet, testé et validé.

1Contact

Pour vous joindre au sujet de votre compte — ce n’est pas le numéro que vos clients appelleront, que vous configurerez plus bas.

2Votre entreprise

Commencez à taper — choisissez une suggestion ou saisissez la vôtre. Cela détermine le ton de votre assistant et les sujets qu’il ne doit pas aborder : indiquez ce que fait réellement l’entreprise plutôt que « autre ».

Un vrai numéro qui joint votre équipe — il permet à l’IA d’appeler ou de transférer un appelant vers une vraie personne (sonnerie d’abord chez le personnel, escalade, ou appelant qui demande à parler à quelqu’un). Il est distinct du numéro que composent vos clients, que vous choisissez plus bas dans « Ligne téléphonique et appels », y compris s’il s’agit d’un nouveau numéro que nous créons pour vous.

Vos heures d’ouverture sont lues dans ce fuseau horaire.

Seulement pour un nouveau numéro : nous en cherchons un avec cet indicatif, puis ailleurs dans votre province.

Votre numéro d’entreprise de l’ARC (neuf chiffres), ou votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Un travailleur autonome qui n’en a pas peut laisser ce champ vide.

3Ligne téléphonique et appels

Dites-nous comment votre ligne actuelle doit fonctionner avec l’accueil IA. Vous pouvez garder votre numéro et transférer les appels, ou nous confier la ligne. C’est la seule information dont chaque assistant a vraiment besoin avant que nous construisions le reste.

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Le routage de vos appels est réglé. Tout ce qui suit indique simplement à votre assistant comment parler et quoi dire.

Aucun document à fournir

Un numéro local canadien n’a pas à être enregistré au nom de votre entreprise au préalable : nous ne vous demandons donc aucun document. Nous créons votre assistant tout de suite, et la facturation ne commence qu’une fois qu’il est en service.

Votre nouveau numéro sera un numéro local avec votre indicatif régional ou, si aucun n’est libre, un autre numéro local de votre province.

Il reçoit des appels seulement : les messages texte ne sont pas encore offerts au Canada.

4Personnalité de l’assistant

Le prénom à gauche est celui que l’assistant utilise pour se présenter. Ici, vous choisissez ce que les appelants entendent réellement — les deux se règlent séparément.

Les appelants font davantage confiance à une voix qui sonne locale. Nous partons de l’endroit où se trouve votre entreprise; modifiez-le si vous préférez autre chose. Votre assistant comprend les accents régionaux, quelle que soit la voix choisie.

Écoutez chacune. C’est ainsi que votre réceptionniste accueillera vos appelants. La première voix est celle que nous recommandons.

Fixée par votre forfait : chaque appelant entend clairement qu’il parle à une réceptionniste IA et que l’appel est enregistré (le droit canadien de la protection des renseignements personnels veut que les appelants en soient informés), et pourquoi : pour qu’aucun appel ne reste sans réponse. Mise à jour automatiquement selon votre forfait, votre nom et les noms ci-dessus.

La phrase d’accueil peut être personnalisée davantage sur demande.

Seulement pour un nom qui pourrait être mal prononcé : le vôtre, celui de votre équipe, de l’entreprise ou d’un lieu proche. Le remplissage automatique ci-dessous propose ceux qu’il trouve sur votre site.

5Base de connaissances

Les sujets à éviter, et les mots, affirmations ou promesses à ne pas employer. Nous l’avons prérempli pour votre secteur : vérifiez-le et ajoutez ce qui est propre à votre entreprise.

Jours fériés où vous êtes fermé

Coché : votre réceptionniste indique aux appelants que vous êtes fermé ce jour-là. Nous avons coché les jours fériés de votre province : modifiez-les selon votre entreprise.

6Réservations et escalade

Choisissez celui qui vous correspond, et modifiez le texte ci-dessous si vous le souhaitez.

Nous appliquons les règles par défaut ci-dessous, sauf si vous souhaitez les modifier. Vous pouvez les laisser telles quelles.

Les messages et les résumés d’appels arrivent ici : qui a appelé, son numéro, ce qu’il voulait et le message éventuel. Plusieurs adresses sont possibles, séparées par des virgules.

  • Recommandé : un courriel immédiat quand un appelant attend votre retour, et un récapitulatif de tout le reste chaque soir.
  • Chaque appel : un courriel après chaque appel.
  • Récapitulatif quotidien uniquement : un récapitulatif chaque soir.

Les appels urgents sont toujours envoyés immédiatement par courriel, et chaque appel figure dans votre tableau de bord, où vous pourrez modifier ce choix plus tard.

Pour les appels que l’IA signale comme urgents ou qui nécessitent une personne. Souvent la même adresse que ci-dessus — à séparer si quelqu’un d’autre les surveille.

Un vrai numéro, joignable en direct. Si un appelant semble en détresse, paniqué, ou demande à parler à quelqu’un, l’IA transfère immédiatement l’appel à ce numéro — elle ne se contente pas de prendre un message. Usage interne uniquement, jamais lu aux appelants. Peut être le même que votre contact principal, mais doit être un vrai numéro, pas une description.

Nous appliquons les consignes de sécurité par défaut ci-dessous, sauf si votre activité nécessite d’autres instructions. Vous pouvez les laisser telles quelles.

Comment les rendez-vous doivent être pris : quel agenda vous utilisez, la durée habituelle d’un rendez-vous, le délai de prévenance nécessaire, et ce que l’assistant doit vérifier avant d’inscrire quelqu’un. Si vous ne proposez pas la prise de rendez-vous, indiquez ce qui doit se passer à la place — généralement prendre un message pour que l’équipe rappelle.

Si elle est activée, l’IA vérifie les disponibilités en temps réel et prend les rendez-vous pendant l’appel, au lieu de seulement prendre un message.

Laissez ce champ vide et nous créerons un agenda de réservation que nous partagerons avec vous. Pour utiliser un agenda que vous avez déjà :

  1. Dans Google Agenda, ouvrez les Paramètres et cliquez sur votre agenda sous « Paramètres de mes agendas ».
  2. Sous « Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques », ajoutez bertrandthebot@gmail.com et choisissez « Apporter des modifications aux événements ».
  3. Copiez l’ID de l’agenda sous « Intégrer l’agenda » et collez-le ici. Tout autre lien de cette page fonctionne aussi.

Touchez les jours où vous prenez des rendez-vous et indiquez vos horaires habituels.

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Toutes les personnes avec qui un client peut prendre rendez-vous. Chacune commence avec les jours et horaires ci-dessus — touchez Modifier pour celles qui travaillent autrement. Vous êtes seul? Indiquez simplement votre nom.

Les absences se notent dans le calendrier, comme vous le feriez de toute façon : sur toute la journée « Sarah congés », « Tom – dentiste » de 14 h à 15 h, ou sur toute la journée « Fermé » pour toute l’entreprise. Le réceptionniste les lit avant de proposer un créneau.

Tout ce qui sort de l’ordinaire pour les appelants va aussi dans le calendrier — une offre, un nouveau produit, un changement du jour. Commencez l’entrée par « Dire aux appelants : », par exemple sur toute la journée « Dire aux appelants : -20 % sur les couleurs aujourd’hui », et mettez les détails dans la description. Le réceptionniste le sait en une minute environ, les jours couverts par l’entrée. Les autres entrées restent privées.

Indiquez ce qui dure plus ou moins longtemps que d’habitude. Le réceptionniste ne propose alors que des créneaux où cela tient, et l’entrée du calendrier couvre tout le rendez-vous.

Pour tout ce qui n’est pas listé ci-dessus. Les créneaux sont proposés à cet intervalle.

7Conformité et validation

Indiquez le message que les appelants doivent entendre au sujet de l’utilisation de l’IA et/ou de l’enregistrement des appels. En cas de doute, nous pouvons fournir une mention standard.

Please provide the email address that customers should use for privacy or data protection enquiries (e.g. privacy@yourcompany.ca).

Prêt à envoyer?

Bertrand AI vérifiera vos réponses et confirmera tout élément manquant avant de construire ou de mettre en service votre assistant.

Acceptation des conditions d’utilisation et de la politique de confidentialité

Vos réponses sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure.