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Einrichtung der KI-Telefonassistenz · Deutschland

Wir bauen Ihre KI-Telefonassistenz sorgfältig und sicher.

Dieses Formular erfasst alles, was wir brauchen, um Ihnen eine sichere, präzise und rechtskonforme KI-Telefonassistenz einzurichten.

So funktioniert es

1

Sie geben uns die Details

Wir erfassen Ihre Abläufe, den Tonfall, Ihre Leistungen, häufige Fragen, die Terminlogik und wann ein Mensch übernehmen soll.

2

Wir bauen die Assistenz

Bertrand AI macht aus Ihren Angaben Anweisungen, Werkzeuge, eine Checkliste und einen Testplan.

3

Freigabe vor dem Start

Nichts geht live, bevor alles vollständig, getestet und freigegeben ist.

1Kontakt

Damit wir Sie zu Ihrem Konto erreichen – nicht die Nummer, die Ihre Anrufer wählen; die richten Sie weiter unten ein.

2Ihr Unternehmen

Beginnen Sie zu tippen – wählen Sie einen Vorschlag oder geben Sie Ihre eigene Branche ein. Sie bestimmt den Tonfall Ihrer Assistenz und die Themen, die sie meiden muss. Nennen Sie also, was Ihr Unternehmen tatsächlich macht, statt „Sonstiges“.

Eine echte Nummer, unter der Ihr Team erreichbar ist – damit die KI einen Anrufer an einen echten Menschen durchstellen kann (Klingeln beim Personal zuerst, Eskalation oder wenn jemand mit einer Person sprechen möchte). Sie ist unabhängig von der Nummer, die Ihre Anrufer wählen; diese legen Sie unten unter „Telefonleitung und Anrufe“ fest, auch wenn wir Ihnen eine ganz neue Nummer einrichten.

Die Feiertage unterscheiden sich je nach Bundesland – Ihre Assistenz muss daher wissen, in welchem Sie sind.

3Telefonleitung und Anrufe

Sagen Sie uns, wie Ihre bestehende Leitung mit der KI-Assistenz zusammenarbeiten soll. Sie können Ihre Nummer behalten und Anrufe weiterleiten, oder Sie überlassen uns die Leitung. Das ist die eine Angabe, die jede Assistenz braucht, bevor wir alles andere bauen.

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Ihre Anrufweiterleitung ist geklärt. Alles Weitere legt nur fest, wie Ihre Assistenz klingt und was sie sagt.

Eine neue Nummer muss registriert werden, bevor sie Anrufe annehmen kann

Nach deutschen Vorschriften muss eine neue Rufnummer auf Ihr Unternehmen registriert werden, und der Telefonanbieter prüft diese Registrierung, bevor die Nummer freigeschaltet wird. Das dauert Tage, nicht Minuten. Wir bauen Ihre Assistenz sofort, sie geht aber erst live – und die Abrechnung beginnt erst –, wenn die Nummer aktiv ist. Sie zahlen also nie fürs Warten.

Ihre neue Nummer wird eine deutsche Mobilfunknummer (+49 15…). Sie ist an keine Stadt gebunden und passt deshalb überall in Deutschland. Eine Ortsnetznummer (030, 089 …) darf nur an eine Adresse in diesem Ortsnetz vergeben werden.

Registrierung der Nummer

Nach deutschen Vorschriften muss eine neue Nummer auf das Unternehmen registriert werden, das sie nutzt. Wir übernehmen das für Sie; wir brauchen nur die Angaben unten und ein Dokument.

Eine neue deutsche Nummer kann auf ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen oder auf Freiberufler mit dem Schreiben des Finanzamts registriert werden. Wenn Sie nur mit einer Gewerbeanmeldung tätig sind, können wir derzeit noch keine neue Nummer für Sie registrieren. Behalten Sie stattdessen Ihre Nummer und leiten Sie Anrufe weiter – dafür ist keine Registrierung nötig.

Ihre Handelsregisternummer oder, wenn Sie freiberuflich tätig sind, die Steuernummer aus dem Schreiben Ihres Finanzamts.

Eine Zeile dazu, was Ihr Unternehmen macht.

Geschäftsführung, Inhaber oder eine leitende Person, die für die Telefonnummern des Unternehmens verantwortlich ist.

Muss die Domain Ihres Unternehmens verwenden (die Ihrer Website). Der Telefonanbieter lehnt Registrierungen mit privaten Adressen ab.

Diese Dokumente werden direkt in einem gesicherten Speicher abgelegt. Sie werden weder automatisch ausgelesen noch an E-Mails angehängt. Bitte laden Sie sie nicht im Datei-Upload weiter oben hoch – der ist für Unterlagen über Ihr Angebot gedacht.

PDF, JPG oder PNG, bei datierten Dokumenten nicht älter als ein Jahr.

4Persönlichkeit der Assistenz

Mit dem Namen links stellt sich Ihre Assistenz vor. Hier wählen Sie, was Anrufer tatsächlich hören – beides wird getrennt eingestellt.

Anrufer vertrauen eher einer Stimme, die vertraut klingt. Wir gehen vom Standort Ihres Unternehmens aus; ändern Sie es, wenn Sie etwas anderes möchten. Ihre Assistenz versteht regionale Akzente, egal welche Stimme Sie wählen.

Hören Sie sich jede an. So begrüßt Ihre Rezeption Ihre Anrufer. Die erste Stimme ist unsere Empfehlung.

Durch Ihren Tarif festgelegt: Jeder Anrufer hört deutlich, dass er mit einer KI-Telefonassistenz spricht, wie es die KI-Verordnung der EU verlangt (Artikel 50), und warum: damit kein Anruf unbeantwortet bleibt. Wird automatisch aus Ihrem Tarif, Ihrem Namen und den Namen oben übernommen.

Auf Wunsch kann die Begrüßung weiter angepasst werden.

Nur für Namen, die man falsch aussprechen könnte: Ihren eigenen, den Ihres Teams, des Unternehmens oder eines Orts in der Nähe. Das automatische Ausfüllen unten schlägt alle vor, die es auf Ihrer Website findet.

5Wissensbasis

Themen, die tabu sind, und Wörter, Aussagen oder Versprechen, die vermieden werden sollen. Wir haben das für Ihre Branche vorausgefüllt: Prüfen Sie es und ergänzen Sie, was speziell für Ihr Unternehmen gilt.

6Termine und Eskalation

Wählen Sie das Passende und ändern Sie den Text unten nach Belieben.

Wir verwenden die folgenden Standardregeln, sofern Sie sie nicht ändern möchten. Sie können sie so lassen.

Nachrichten und Anrufzusammenfassungen gehen hierhin: wer angerufen hat, die Nummer, das Anliegen und eine eventuelle Nachricht. Mehrere Adressen sind möglich, durch Kommas getrennt.

  • Empfohlen: sofort eine E-Mail, wenn ein Anrufer auf Ihre Rückmeldung wartet, und jeden Abend eine Zusammenfassung von allem anderen.
  • Jeder Anruf: eine E-Mail nach jedem Anruf.
  • Nur tägliche Zusammenfassung: jeden Abend eine Zusammenfassung.

Dringende Anrufe werden immer sofort per E-Mail gemeldet, und jeder Anruf steht in Ihrem Dashboard, wo Sie das später ändern können.

Für Anrufe, die die KI als dringend markiert oder die einen Menschen brauchen. Oft dieselbe Adresse wie oben – eine eigene lohnt sich, wenn jemand anderes darauf achtet.

Eine echte, direkt erreichbare Telefonnummer. Wirkt ein Anrufer verzweifelt oder panisch oder möchte er einen Menschen sprechen, stellt die KI den Anruf sofort hierher durch – statt nur eine Nachricht aufzunehmen. Nur intern verwendet, Anrufern nie vorgelesen. Kann dieselbe wie Ihr Hauptkontakt sein, muss aber eine echte Nummer sein, keine Beschreibung.

Wir verwenden die folgenden Standard-Sicherheitshinweise, sofern Ihr Unternehmen keine anderen Anweisungen braucht. Sie können sie so lassen.

Wie Termine vergeben werden: welchen Kalender Sie nutzen, wie lange ein typischer Termin dauert, welche Vorlaufzeit Sie brauchen und was die Assistenz vor einer Buchung prüfen muss. Wenn Sie keine Kalenderbuchung anbieten, sagen Sie, was stattdessen passieren soll – meist eine Nachricht aufnehmen, damit das Team zurückruft.

Wenn aktiviert, prüft die KI die Verfügbarkeit in Echtzeit und bucht Termine direkt im Gespräch, statt nur eine Nachricht aufzunehmen.

Lassen Sie das Feld leer, dann legen wir einen Buchungskalender an und geben ihn für Sie frei. So verwenden Sie einen bestehenden Kalender:

  1. Öffnen Sie in Google Kalender die Einstellungen und klicken Sie unter „Einstellungen für meine Kalender“ auf Ihren Kalender.
  2. Fügen Sie unter „Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben“ bertrandthebot@gmail.com hinzu und wählen Sie „Änderungen an Terminen vornehmen“.
  3. Kopieren Sie die Kalender-ID unter „Kalender integrieren“ und fügen Sie sie hier ein. Jeder andere Link von dieser Seite funktioniert ebenfalls.

Tippen Sie auf die Tage, an denen Sie Termine annehmen, und legen Sie Ihre üblichen Zeiten fest.

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Alle, bei denen ein Kunde einen Termin buchen kann. Jede Person beginnt mit den Tagen und Zeiten oben — tippen Sie auf Ändern für alle, die anders arbeiten. Sie sind allein? Tragen Sie einfach Ihren Namen ein.

Abwesenheiten tragen Sie in den Kalender ein, wie Sie es ohnehin tun würden: ganztägig „Sarah Urlaub“, „Tom – Zahnarzt“ von 14 bis 15 Uhr oder ganztägig „Geschlossen“ für den ganzen Betrieb. Die Rezeption liest sie, bevor sie eine Uhrzeit anbietet.

Alles Besondere für Anrufer kommt ebenfalls in den Kalender — ein Angebot, ein neues Produkt, eine Änderung für den Tag. Beginnen Sie den Eintrag mit „Anrufern sagen:“, zum Beispiel ganztägig „Anrufern sagen: 20 % auf alle Färbungen heute“ und schreiben Sie Details in die Beschreibung. Die Rezeption weiß es innerhalb etwa einer Minute, an den Tagen, die der Eintrag abdeckt. Andere Einträge bleiben privat.

Tragen Sie ein, was länger oder kürzer als üblich dauert. Die Rezeption bietet dann nur Zeiten an, in die es passt, und der Kalendereintrag umfasst den ganzen Termin.

Für alles, was oben nicht aufgeführt ist. Zeiten werden in diesem Abstand angeboten.

7Rechtliches und Freigabe

Geben Sie an, welchen Hinweis Anrufer zum Einsatz von KI und/oder zur Gesprächsaufzeichnung hören sollen. Im Zweifel stellen wir einen Standardhinweis bereit.

Geben Sie die E-Mail-Adresse an, die Ihre Kunden für Datenschutzanfragen nutzen sollen (z. B. datenschutz@ihrunternehmen.de).

Bereit zum Absenden?

Bertrand AI prüft Ihre Angaben und klärt fehlende Punkte, bevor wir Ihre Assistenz bauen oder starten.

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Ihre Angaben werden beim Tippen automatisch gespeichert.